Trots liep ik twee weken geleden met mijn uittreksel in de hand door de draaideuren naar buiten. Eindelijk was het zover: ik heb mijn eigen onderneming en ik kan gewoon álles doen wat ik wil. Na 5 minuten maakte dit gevoel plaats voor vragen en zorgen. “Hoe zorg ik dat ik genoeg opdrachten binnen sleep?”, “hoe zit het eigenlijk met mijn administratie?”, “wat kan ik wel en niet aftrekken van de belasting?” en “had ik niet eerst een business plan moeten maken?”
Je inschrijven bij de Kamer van Koophandel is zo gebeurd. In een half uur ga je samen met een consulent door alle vragen en afvinkhokjes heen, je krijgt een KvK-nummer en een BTW-nummer, je pint 65 euro en je kunt aan de slag met je eigen bedrijf. Maar dan komt opeens het moment van besef.. je moet echt aan de slag.
Ik had graag een aantal punten op een rijtje gehad, voordat ik overspoelt werd met stress. Om dit voor te zijn deel ik 9 must-knows voor een freelancer!
De 9 Must Knows
1. Hoe maak ik een factuur?
Een factuur maken is misschien wel het leukste deel van je administratie, maar wat moet er allemaal in? Op een factuur moeten een aantal zaken in ieder geval vermeld worden. Om het jezelf gemakkelijk te maken, kan ik het je aanraden om een website als Moneybird.nl te gebruiken. Hier kun je alle benodigde gegevens invullen en weet je zeker dat je niks mist. Wil je het toch zelf doen? Dan vind je hier een voorbeeld van hoe een factuur eruit moet zien.
2. Alles wat je moet weten over het afdragen van jouw BTW
Hoeveel
Of je wel of niet btw moet betalen aan de belastingdienst hangt af van hoeveel je BTW je jaarlijks moet afdragen aan de belasting. Dit klinkt misschien dubbel, maar hieronder vind je een overzicht dat het duidelijker maakt.
BTW & Uitleg
Minder dan €1.345
Je kunt gebruik maken van de ondernemersregeling. Je hoeft geen btw af te dragen aan de belasting, maar je moet wel bijhouden hoeveel btw je in rekening hebt gebracht bij andere partijen.
Tussen €1.345 en €1.883
Je hebt recht op een reductie. 2,5 keer het verschil tussen het af te dragen bedrag en €1.883 is jouw korting.
Meer dan €1.883
Geen recht op vermindering.
Uit je administratie moet duidelijk blijken hoeveel BTW je moet betalen. Dit betekent dat je de volgende zaken overzichtelijk bij moet houden:
- Facturen die je zelf uitschrijft
- Facturen die je moet betalen
- Uitgaven
- Ontvangsten
- Privégebruik van goederen en diensten
Tel alle BTW van je inkomsten op en trek hier vervolgens de opgetelde BTW van je uitgaven vanaf.
Een aantal branches zijn vrijgesteld van BTW, klik hier om te kijken of dit van toepassing is op die van jou.
Wanneer
Tot slot, wanneer moet je BTW betalen? Als je startend ondernemer bent dan ontvang je de 1e belastingaangifte digitaal of op papier. Daarna kun je zelf de aangifte online invullen op een beveiligde website met inloggegevens die je van de belastingdienst krijgt. Je krijgt per kwartaal een melding dat je belastingaangifte kunt doen. Hier noteer je hoeveel btw je afdraagt en geef je de belastingdienst toestemming dit van je rekening af te halen.
3. Wat kan ik per uur vragen?
Een uurtarief berekenen is lastig, omdat je misschien al snel bang bent dat je te veel vraagt. Als freelancer ben je veel goedkoper dan een gewone werknemer, omdat je opdrachtgever verder geen premies, verzekeringen en loonheffingen voor jou hoeft te betalen. Daarnaast loopt hij geen risico’s, omdat je zelf verantwoordelijk bent voor je inkomen als je ziek wordt.
Voor het berekenen van je tarief zijn er een aantal factoren waar je rekening mee moet houden. Dit zijn onder andere je vaste lasten, zoals de huur van je werkplek, pensioenopbouw, vakantiegeld en ook hoeveel uren je denkt te kunnen besteden aan je opdrachten én voor je verzekeringen. Daarnaast zijn ook factoren als de aard en duur van je opdracht, het aantal uren, de markt en de concurrentie van belang. Een formule waarmee je een geschikt uurtarief kunt berekenen vind je hieronder. Super veel dingen om rekening mee te houden dus, maar we moeten het ook niet moeilijker maken dan het is. Hieronder vind je een voorbeeld om het wat duidelijker te maken.
Een voorbeeld: je wilt 20.000 euro netto omzetten per jaar. Dit is ongeveer 24.000 euro bruto per jaar. Je hebt daarnaast berekend dat je ongeveer 3.000 euro aan bedrijfskosten gaat maken in dit jaar. Bij elkaar opgeteld is dit 27.000 euro en het aantal uren dat je denkt te declareren per jaar is 1000.
Je tarief bereken je dan als volgt: (24.000 + 3.000) / 1000 = 27 euro.
Controleer altijd wel wat gangbare tarieven zijn in jouw branche wanneer je voor jezelf een tarief hebt berekend, je wilt niet dat een opdracht aan je neus voorbij gaat door een te hoog geschat tarief.
LET OP! Jouw uurbedrag is géén netto/bruto bedrag, maar in dit geval 27 euro exclusief BTW. Als freelancer communiceer en factureer je van onderneming naar onderneming altijd exclusief BTW. Op de factuur bereken je de BTW bovenop het afgesproken bedrag.
4. Heb ik een VAR nodig?
Om opdrachtgevers zekerheid te geven is er een Verklaring Arbeidsrelatie in het leven geroepen: een verklaring van de belastingdienst die bewijst dat de freelancer zelf premies en belasting afdraagt. Het is niet verplicht, maar een opdrachtgever kan wel aan je vragen om een VAR aan te vragen. Er zijn 4 verschillende VAR’s:
- VAR-wuo: winst uit onderneming
- VAR-loon: loon uit dienstbetrekking
- VAR-row: resultaat uit overige werkzaamheden
- VAR-dga: inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van een vennootschap
De meeste freelancers hebben een VAR-wuo nodig, omdat zij hun eigen loon kunnen betalen van de winst van hun onderneming. Je kunt de verklaring aanvragen bij de belastingdienst in Groningen of online met je DigiD op de website van de belastingdienst.
5. Hoeveel opdrachtgevers moet ik hebben per jaar?
Er zijn geen regels over hoeveel opdrachtgevers je per jaar moet hebben. Het is alleen aan te raden om meerdere opdrachtgevers per jaar te hebben, want dit vergroot je geloofwaardigheid als freelancer. Wanneer je maar 1 of 2 opdrachtgevers hebt, is er eigenlijk sprake van een verkapt dienstverband en kun je geen VAR-wuo aanvragen. Met gezagsverhouding bedoel ik dat je bijvoorbeeld zelf mag kiezen waar je gaat werken en wanneer je aan de opdracht werkt.
6. Wel of niet verzekeren?
Better safe than sorry! Het is natuurlijk aan jezelf of je je wilt verzekeren of niet, maar een ongeluk zit in een klein hoekje en de kosten kunnen al snel oplopen. Sommige opdrachtgevers eisen dat je een verzekering hebt.
Er zijn een aantal verzekeringen die daarom handig en soms ook noodzakelijk kunnen zijn voor een freelancer.
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering: een verzekering die je kunt gebruiken bij schade die je veroorzaakt, een bedrijfsongeval, de gevolgen van een gebrekkig product of bij een gemaakte fout bij een klant.
- Rechtsbijstandverzekering: een verzekering om je te verdedigen wanneer een klant niet betaalt of wanneer een klant ontevreden is.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering: deze verzekering kan van pas komen wanneer je niet meer kunt werken. Het is goed om hierbij advies te vragen aan een deskundige, omdat het belangrijk is om goed te kijken welke risico’s je vak met zich mee brengt.
Ik heb zelf nog geen idee, waar en hoe ik dit ga regelen. Als iemand tips heeft, deel deze dan in een comment onderaan!
7. Ik ben onder de 30, moet ik al bezig zijn met mijn pensioen?
Misschien wil je hier totaal niet over nadenken, maar je wilt ook niet op je 40ste denken “shit mijn pensioen”. Daarom is het aanraden om zo snel mogelijk een bedrag per maand opzij te zetten voor je oude dag. Je kunt dit op verschillende manieren doen. Je kunt bijvoorbeeld elke maand geld opzij zette, je kunt beleggen, sparen voor een lijfrente of meedoen aan een pensioenregeling. Je moet voor jezelf bepalen welke manier prettig voor jou is.
Een voorbeeld: stel je zet elke maand 100 euro apart voor je pensioen. Wanneer je dit 12 maanden per jaar doet voor 35 jaar. Dan heb je voor 20 jaar 2.100 euro per maand te besteden en kun je dan ook nog genieten en leuke dingen doen!
8. Wat gebeurt er als ik start vanuit een uitkering?
Wanneer je vanuit een WW-uitkering freelancer wilt worden, moet je goedkeuring aanvragen bij het UWV. Je casemanager kan je hier alles over vertellen. Zodra je je goedkeuring hebt gekregen kun je 6 maanden lang werken als freelancer en je dus inzetten voor je eigen onderneming. Je wordt onttrokken aan de sollicitatieplicht en je bent niet beschikbaar voor de arbeidsmarkt. Eventuele inkomsten vanuit dit ondernemerschap worden met 70 procent verrekend met je uitkering. Je bent dus verzekerd van een inkomen.
Wanneer je vanuit een bijstandsuitkering je eigen onderneming wilt starten, krijg je een jaar lang vrijstelling van sollicitatieplicht. Je moet je plannen bij de Sociale Dienst van je gemeente melden, omdat zij je toestemming moeten geven. Om die toestemming te krijgen, moet je een ondernemersplan opstellen wat vervolgens getoetst wordt door een deskundige. Je hebt de mogelijkheid om een bedrag van €2.708 rentevrij te lenen als voorbereidingskrediet. Zodra je bedrijf van start gaat wordt dit een rentedragende rekening en wordt je uitkering stopgezet.
9. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
Een zakelijke rekening is niet verplicht, maar het is wel aan te raden om een aparte rekening te openen voor de inkomsten van je opdrachten. Zo is het voor jezelf overzichtelijk welke kosten je hebt gemaakt voor je onderneming en welke inkomsten je hebt. Vanuit deze rekening kun je je loon uitbetalen aan jezelf en kun je de BTW die je moet afdragen apart houden. Zo loop je niet tegen het probleem aan dat je per ongeluk je BTW ook uitgeeft en je maakt de Belastingdienst super blij!
