10 manieren om Corona de baas te blijven tijdens de Corona-crisis op je werk
Sociale distantie lijkt de nieuwe norm te worden. Dit betekent echter niet dat alles – inclusief ons werk of bedrijf – moet stoppen. Hier zijn 10 dingen die je kunt doen om samen met je team productief te blijven.
1. Als het gaat om agile of op afstand werken, praten we vaak over de oude versus nieuwe manieren van werken. Sommige mensen kunnen moeilijk vertrouwen dat ‘het werk’ zal worden gedaan. Ze denken misschien dat een teamlid een analyse zal inruilen voor een paar afleveringen op Netflix. Dat is niet het geval wanneer je focust op het einddoel en de output. Dus zorg voor, of nog beter, co-creëer een duidelijke visie en teamdoel binnen een bepaald tijdsbestek of horizon.
2. Introduceer de dagelijkse stand-up. De dagelijkse stand-up wordt gebruikt in agile organisaties om transparantie te bieden over wat iedereen aan het doen is. Iedereen die meedoet, kan vragen beantwoorden die vergelijkbaar zijn met:
– Waar heb ik gisteren aan gewerkt? (reflectie)
– Wat ga ik doen / eindigen vandaag? (visie)
– Welke obstakels om mijn werk succesvol te doen, heb ik me voorgedaan? (analyse)
– Ik heb hulp nodig met X (ondersteuning)
Het beste is om één persoon verantwoordelijk te maken voor het bewaken van de tijd. Afhankelijk van de teamgrootte mogen deze vergaderingen niet langer dan 20 minuten duren.
3. Investeer in tools voor videoconferenties zoals Zoom of Skype voor bedrijven. Veel communicatie (laat staan focus) kan verloren gaan via berichten, of het nu gaat om e-mail, chatten of appen. Bellen is veel efficiënter dan berichten heen en weer sturen. Bovendien zorgt het vermogen om elkaar te zien ervoor dat communicatie bijna net zo goed is als in het echte leven: lichaamstaal is echt belangrijk! Bovendien voel je je meteen minder ‘in quarantaine’.
4. Maak – als je dat nog niet hebt gedaan – een online prikbord of een online omgeving om het werk bij te houden. Net als bij een Backlog of Scrumboard, kun je een overzicht maken van alle taken ‘to be done’, ‘in progress’ en ‘done’. Op deze manier wordt betrokkenheid bij het gedeelde (project) doel levend gehouden. *Als je nog geen gedeeld doel hebt gemaakt, dan is dit hét moment om dit te doen!
5. Ritme! Nee, we hebben het hier niet over dansen. Eerder over structuur. Regelmatig vergaderen is gezond voor het team, en dat dan weer voor het bedrijf. Nu er geen korte en informele gesprekjes meer zijn tijdens de koffiepauzes, is het belangrijk om het tempo bij te houden om alle eenden op een rij te krijgen. Nogmaals, transparantie … we kunnen dit niet genoeg benadrukken.
6. Ben je nog steeds bang voor een gebrek aan toewijding of betrokkenheid? Praat erover! Vooral als je een leidende rol of positie hebt; benadruk het vitale belang van iemands rol en taken een-op-een en in teamverband. Als je de voordelen van positieve feedback over ontwikkeling en prestatie nog niet hebt ontdekt, is dit misschien het moment om je experiment te starten.
7. Over feedback gesproken. Communicatie is van het grootste belang. Als team kun je omgangsregels opstellen: hoe willen we met elkaar communiceren? Veel van ons worden niet goed van constant zoemende WhatsApp-groepen of inboxen die overlopen van nieuwe berichten. Stel dus samen vast wanneer:
– je elkaar belt
– je een bericht stuurt
– je e-mailt
En maak gebruik van een transparante online omgeving zoals Slack, Twist of Mattermost.
8. Alleen omdat je team (of een deel ervan) nu op afstand werkt en zichzelf organiseert, is het niet nodig om beleefdheid los te laten. Ja, sommige mensen kiezen ervoor om ’s avonds (ook) met plezier te werken, wat ok is. Maar het is veilig om te zeggen dat je voor ieders gezondheid zou kunnen bespreken dat het niet nodig is om onmiddellijk te reageren op een e-mail die rond 23:00 uur is verzonden.
9. Niets werkt zonder het magische ingrediënt ‘vertrouwen’. Vertrouw erop dat je dit kunt doen, vertrouw erop dat je team het kan en vertrouw erop dat mensen zichzelf verantwoordelijk kunnen houden. Uiteindelijk zitten we hier samen in, en we moeten er ook samen beter uitkomen.
10. Zelfmotivatie kan een uitdaging zijn. Vooral als het je team en collega’s zijn die je werk de moeite waard of leuk maken. Zelfmotivatie is zo belangrijk omdat het progressie stimuleert. Vier daarom ook kleine overwinningen en erken je eigen vooruitgang. Om een ripple effect te creëren: steun, assisteer (waar mogelijk) en motiveer anderen.
Transparantie, communicatie en vertrouwen zijn essentieel bij succesvolle samenwerkingen, of het nu op afstand is of niet. Volgens de wijze woorden van Khalil Gibran kunnen we niet genoeg het belang benadrukken van open communicatie en constructieve feedback in het proces: “Tussen wat wel en niet wordt bedoeld, en wat wel en niet wordt gezegd, is de meeste liefde verloren.”
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op Medium en is geschreven door Maryama Marong, founder van innovatie en strategiebureau Bend & Stretch.