Reset! 6 tips om je digitale clutter op te ruimen en een frisse workflow te creëren

Ik heb van die momenten dat opruimwoede het roer overneemt. In de drukste tijden is mijn kamer het schoonste. Maar mijn ‘digitale clutter’ zie ik nog wel eens over het hoofd. In deze blog 6 tips om je apparaten te Marie Kondo-en: ‘Hoe zorg ik dat er weer ‘joy sparked’ als ik op mijn computer, telefoon of iPad werk?!’ Het druilerige weer werkt in ieder geval mee. *knipoog.

 

Too many tabs open!

 

Een kleine bekentenis: eigenlijk ruim ik mijn digitale troep te weinig op. Deze blog is tegelijkertijd de perfecte stok achter de deur om hiermee aan de slag te gaan. Er zijn ook veel ‘declutter’ hacks te vinden via Pinterest – in de onderstaande tekst speel ik een aantal vondsten door. Hoewel het vaak een open deur lijkt, maakt een goede tip de taak een stuk plezieriger en zorgt er voor dat je lekker in je werkflow kan blijven!

 

1. Begin met het stellen van doelen: wat wil je echt opruimen?

Een opgeruimd hoofd begint met een opgeruimde laptop. Maak er bewust tijd voor, maar ook… Zorg dat je niet in de opruim val trapt! Plan het moment, maar beperk je ook in de tijd. Zie het als een kleine work-out, oefening om orde te krijgen in je hoofd en je productiviteit te verhogen.

 

Wat wil je bereiken? Een sneller werkende laptop, géén afleiding en snelle manier om je files te organiseren. Schrijf je doelen op, en plan ze uit in een week. Dat maakt zaken behapbaar. Houd een lijstje bij, streep af wat je gedaan hebt. Mijn magische middel om lijstjes bij te houden is Wunderlist. (Die *pling* als ik een taakje heb afgevinkt = awesome!) Bovendien werkt de app ook voortreffelijk op je smartphone en iPad. Handy!

 

2. Ruim je bureaublad op

Zo simpel, maar toch super snel vol met troep! Screenshotjes, documenten die ik in alle haast heb gedropt. Maar een ongeorganiseerd bureaublad werkt je productiviteit en creativiteit tegen. Terug naar de mappen! Handige mappen zijn:

 

• Huidige projectfolders, of folders met hoge prioriteit die je vaak gebruikt.
• Een folder met communicatiemiddelen, logo’s en templates die je veel gebruikt.
• Screenshots en afbeeldingen, deze kunnen net zo goed onder een bepaald mapje staan!

 

Staan er nog steeds meer dan 15 dingen op je bureaublad? Kijk dan of je die afbeeldingen die je bewaard ter inspiratie niet kan pinnen op Pinterest. Als er dingen staan die je zeker als 3 maanden niet gebruikt – stop ze in een eigen folder. Je bureaublad is alleen voor alles wat je nu of altijd gebruikt.

 

3. Verwijder onnodige files en programma’s van je computer en uit je folders

Ga alleen al eens door je lijst met downloads. Hoeveel ‘clutter’ verzameld zich daar? Ontdek hoeveel gedupliceerde files je hebt en hoeveel ruimte dat in beslag neemt. Alles wat je niet meer nodig hebt en toch moet bewaren – stuur je als back-up naar je externe hardrive, cloudservice of Google Drive en hoeft niet meer op je computer te staan. Foto bestanden zijn groot! Geef ze een eigen opslag plek.

 

Wil je het opruimen echt goed aanpakken? In deze blog worden handige tools aangehaald voor Windows en Mac op je computer te optimaliseren.

 

4. Verwijder Apps van je telefoon (of tablet) die je toch niet gebruikt!

Nog zo een. Ik denk aan ook die talloze keren dat ik al mijn app’s laat open staan. Maar ook die Apps die ik eigenlijk gewoon niet meer gebruik – omdat ik iets heb gevonden wat lekkerder werkt. Kijk eens naar je mappen structuur, kloppen de kopjes nog wel? Zijn er verstopte apps?

 

Maar ook hier geldt wat werkt voor jou lekker? In dit artikel van Mashable een aantal creatieve manieren om je telefoon te organiseren: veel gebruikt, op kleur, hoe je je telefoon vasthoudt. ‘Whatever floats your boat!’.

 

5. Creëer een georganiseerde folder met dezelfde structuur voor elk project of iedere klant

Mariëtte heeft hier bij de Upstarter alle mappen keurig met nummers en titels ingeruimd. (De onbetwiste opruimkoningin van het kantoor!) Creëer consistente structuur van je mappen en filenamen. Het is handig voor alle projecten, een vaste structuur laat je op de automatische piloot door een map navigeren – je weet precies waar iets staat en het houdt de boel georganiseerd. Denk hierbij ook de namen die je files geeft: werk bijvoorbeeld op datum en zorg dat de titel uniek is of herkenbaar.

 

In het volgende artikel vind je een paar gouden tips en kun je kijken welk systeem voor jou werkt. Ben je liever iemand die bestanden tagt? Lees hier over de voordelen.

 

5. Organiseer en schoon je e-mail op

Je e-mail organiseren lijkt een draak van een karwei – maar hoeveel tijd kan een georganiseerde mailbox je besparen?! Veel! Zorg dat je mailbox op 0 blijft staan. Schrijf je uit voor de nieuwsbrieven en e-mails die je zeker niet leest. (Denk hier weer Marie Kondo: ‘If it doesn’t spark joy? Unsubscribe!) Houd je aan je eigen e-mail etiquette: je werk e-mail hoeft niet op een persoonlijke laptop of telefoon.

 

Wil je meer weten over hoe je goed je mail kan organiseren? In dit artikel krijg je nog meer praktische tips om je mailbox te reorganiseren.

 

6. Last but not least: Ruim je werkplek op, leeg je rugzak en sleave

Ook je fysieke ruimte kan wél wat aandacht gebruiken. Je bureau opruimen is altijd een handig tijdverdrijf, een schoon werkblad is goud. Maar mijzelf kennende bewaar ik ook heel wat dingen in de sleave van mijn laptop of rugzak. (Als vrouw is een tas altijd een heikel punt!)

 

Fris je scherm op met een speciaal doekje, maak het toestenbord schoon of koop een beschermer die er voor zorgt dat er geen kruimels tussen de toetsen blijven zitten. (Ja, ik eet boven mijn laptop…) Goed onderhoud van je apparaten is belangrijk en zorgt dat je met frisse energie aan de slag kan!