Doe meer met minder! Zó word je de baas over je to-do list.
Ik ben gek op lijstjes. Ik ben er zelfs zó gek op dat ik mijn hele agenda er omheen heb gebouwd. Maar dat betekent niet dat ik de hele dag door aan het pennen ben en eindeloze lijsten produceer. Integendeel: elke dag bestaat mijn to-do list uit maximaal 3 items. Hieronder vertel ik hoe én waarom ik dat doe.
1. Het helpt je om prioriteiten te stellen
Wanneer je een lijst maakt ben je geneigd de kleinste taken bovenaan te zetten, zodat je die alvast af kunt strepen. Mijn truc is om dat juist niet te doen; hoe verleidelijk het ook is en hoe fijn het ook voelt om de taak “to-do list maken” meteen af te strepen.
Natuurlijk is wat je doet niet altijd samen te vatten in drie bulletpoints. Soms moet je nou eenmaal iets toevoegen omdat je het anders vergeet. Dat is niet erg. Zorg wel dat je focus blijft waar nodig is – en jouw belangrijkste prioriteiten niet onderaan de lijst belanden.
2. Het ruimt je hoofd op en maakt ruimte voor creativiteit
Doe alle kleine ‘responsieve’ taken meteen, voor dat ze je to-do list gaan overheersen. Dan kan jij je daarna weer focussen op jezelf en jouw prioriteiten. Kies er bijvoorbeeld voor om alleen in de ochtend en namiddag je e-mail te beantwoorden. Zo’n activiteit hoef je niet op te schrijven, want dat doe je toch wel. Ongeacht of het nu op je to-do list staat of niet.
Begin dus met die kleine responsieve taakjes. E-mail, overleg met collega’s, een LinkedIn berichtje sturen. Wanneer die uit de weg zijn, kun je je focussen op wat echt belangrijk is die dag. Zeg nou zelf: het beantwoorden van een paar mailtjes is voor de productiviteit van een content creator toch veel minder belangrijk dan het schrijven van een mooie tekst of het editen van een fotoshoot?
3. Het motiveert je om aan de slag te gaan
‘Nog 6 niet-afgewerkte taken op je lijst, sh*t! Morgenochtend zet je ze opnieuw neer, en misschien moet je ze nog een keer uitstellen. Na een tijdje is het een onmogelijk geworden om alles gedaan te krijgen. Stel je voor: voortaan ga jij elke dag naar huis, wetend dat je al je verantwoordelijkheden van die dag hebt volbracht. En stel je nu eens voor dat je aan het begin van de volgende dag geen 20, maar drie taken op je to-do list hebt staan. Klinkt een stuk haalbaarder, toch?
Tot slot zorg je ervoor dat de drie taken die jij kiest voor je dag uitdagend zijn, maar ook realistisch. Baken elke taak duidelijk af. Bijvoorbeeld: het schrijven van een blogtekst, het schieten van 5 foto’s van een nieuw café in de buurt en het aanbrengen van de final touch aan een essay. Tuurlijk ga je ook e-mail beantwoorden, misschien wel iets posten op facebook en iemand terugbellen. Maar omdat jij zorgvuldig jouw top 3 samenstelt kun je daarop terugvallen, en blijft jouw focus scherp en productiviteit hoog!